kavakir

برای افزایش رشد کسب و کارها، باید به دنبال مناسب ترین و بهترین نرم افزار ERP باشید که بتواند تمام فرآیندهای پیچیده کسب و کار شما را اداره کند. از آنجا که فروشندگان نرم افزار، از راهکارهای ERP خود اطلاعات دقیقی جهت انتخاب ارائه نمی دهند، انتخاب نرم افزار ERP مناسب برای شرکت، کار آسانی نیست. از این رو، تصمیم گیری مناسب در اولین اقدام هنگام انتخاب نرم افزار ERP بسیار مهم می شود.

در این مقاله، نکاتی را در مورد چگونگی انتخاب بهترین نرم افزار ERP برای کسب و کارها بررسی خواهیم کرد.

نرم افزار ERP چیست؟

یک ERP نرم افزاری است که به کسب و کار شما اجازه می دهد تا تمام جنبه های عملیات روزانه خود، از حسابداری گرفته تا مدیریت پروژه را مدیریت کند. این نرم افزار به روزرسانی های اطلاعاتی را به طور مداوم انجام می دهد تا داده های آنی را برای همه کارکنان در کسب و کار که به آن دسترسی دارند ارائه دهد. نرم افزارهای ERP به کسب و کارها کمک می کنند تا فعالیت های خود را هماهنگ و ساده کنند.

چرا یک کسب و کار به ERP نیاز دارد؟

هر کسب و کاری دارای عملکردها و فرآیندهای متعدد و متنوعی است، از جمله خدمات مشتری، خدمات مالی، مدیریت موجودی و .... این فرآیندها نیاز به راهکاری دارد تا آن فرآیندها به عنوان یک کل یکپارچه با هم کار کنند. بهترین نرم افزار ای آر پی این هدف را به واقعیت تبدیل می کند. این نرم افزار، به عنوان یک پایگاه داده متمرکز برای اطلاعاتی است که بسیاری از بخش های مختلف می توانند از آن استفاده کنند، به علاوه مجموعه ای از قابلیت های پیشرفته برای ساده تر کردن کارهای روزانه.

ویژگی های کلیدی نرم افزار ERP

همه نرم افزارهای ERP موجود در بازار دارای طیف گسترده ای از ویژگی ها هستند و اگر می خواهید بهترین نرم افزار ERP را داشته باشید باید ویژگی های مهم آن را بدانید. برخی از ویژگی های نرم افزار ERP  که باید به آنها توجه کرد عبارتند از:

1- یکپارچه سازی

این شاید مهم ترین ویژگی بهترین نرم افزار ERP باشد. این ویژگی باید همه بازوهای مختلف کسب و کار را با همدیگر ادغام کند و هر نوع محدودسازی داده را که اغلب منجر به ناکارآمدی واحدهای مختلف می شود و با اهداف کسب و کار تقابل ایجاد می کنند، حذف کند. یک نرم افزار ERP قابل اعتماد باید به کسب و کار یک دید واحد از داده های مالی، عملیاتی و تجاری ضروری ارائه دهد.

2- اتوماسیون

در این عصر بسیار تکنولوژیک، هر راهکار تجاری باید چند کار را با هم انجام دهد و ورودی های غیر ضروری وابسته به نیروی انسانی را حذف کند. ویژگی اتوماسیون سیستم ERP، زمان صرف شده برای وارد کردن دستی داده ها را کاهش می دهد و خطاها را حذف می کند.

3- تجزیه و تحلیل داده ها

این داده ها هستند که همیشه باید تصمیمات تجاری را هدایت کنند نه فرضیات. اکثر کسب و کارها داده ها را به عنوان بخش مهمی از تمام فرآیندهای خود در اولویت قرار می دهند. یک سیستم ERP باید کارکنان را با طیف گسترده ای از اطلاعات مرتبط توانمند کند.

4- گزارش دهی

گزارش دهی به تجزیه و تحلیل داده ها مربوط می شود و مستلزم عملکردی است که در آن سیستم می تواند داده ها را در یافته های ارزشمند سازماندهی کند. این کار به روش های مختلفی مانند داشبورد، نمودار گانت و نمودار دایره ای پیاده سازی می شود.

5- مدیریت مالی

این ویژگی به کنترل درآمد و هزینه کمک می کند و می تواند به جای نرم افزار حسابداری استفاده شود. ماژول های مدیریت مالی به کسب و کارها کمک می کنند تا تصمیمات بهتری در مورد هزینه ها اتخاذ کنند و دارایی های کسب و کار را مدیریت کنند.

6- مدیریت ارتباط با مشتری

نرم افزار CRM می تواند ماژولی از نرم افزار ERP باشد که داده های مشتریان را مدیریت کرده و تعاملات با آنها را ثبت می کند. پیچیدگی و مجموعه ویژگی ها در این ماژول خاص بسته به نحوه برخورد کسب و کار با مشتریان متفاوت است.

7- فروش و بازاریابی

فروش و بازاریابی به یک کسب و کار کمک می کند تا محصولات را به مشتریان برساند و ماژول مرتبط با فروش باید اطلاعات مهمی در مورد چگونگی این اتفاق ثبت کند.

8- مدیریت زنجیره تامین

این بخش از بهترین نرم افزار ERP فعالیت های بین خرده فروشان، توزیع کنندگان، ارائه دهندگان تدارکات و تامین کنندگان را هماهنگ می کند. از تمام فرآیندهایی پشتیبانی می کند که تضمین می کنند کالاها و خدمات به موقع در اختیار مشتریان قرار می گیرند.

چگونه راهکار جامع ERP پیدا کنیم؟

جستجو برای پیدا کردن راهکار جامع ERP، می تواند یک کار چالش برانگیز باشد. اما با این حال، چند نکته و ترفند می تواند در این زمینه به شما کمک کند

1- بر اساس نیاز خود تحقیق کنید

2- گزینه مناسب را انتخاب کنید

3- هنگام انتخاب شرکت نرم افزاری، دقیق باشید

راهنمای انتخاب بهترین نرم افزار ERP برای کسب و کارها

راهنمای زیر توضیح می دهد که نرم افزار ERP چه کاری می تواند انجام دهد، مزایای انتخاب ERP مناسب برای کسب و کار شما را مورد بحث قرار می دهد و توضیح می دهد که در یک راهکار ERP برای مزایای بهینه به دنبال چه چیزی باشید.

1- کارکردها و ویژگی های نرم افزار

هنگام انتخاب بهترین نرم افزار ERP، اولین چیزی که باید در نظر بگیرید این است که آیا ERP ماژول ها و ویژگی های مورد نیاز کسب و کار شما را دارد یا خیر. اکثر نرم افزارهای برنامه ریزی منابع سازمانی می توانند بسیاری از کارها را انجام دهند، بنابراین مطمئن شوید سیستمی که انتخاب می کنید برای عملکرد مورد نیاز شما بهینه شده است.

2- ادغام

هنگامی که به نحوه انتخاب بهترین نرم افزار ERP فکر می کنید، نکته بعدی که باید در نظر بگیرید این است که چگونه سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی با سایر راهکارهای نرم افزاری شما ادغام می شود.

3- اعتبار و تخصص فروشنده ERP

هنگامی که در حال بررسی نحوه انتخاب یک سیستم ERP هستید، باید اعتبار و تخصص شرکت ارائه دهنده نرم افزار ERP را نیز بررسی کنید. باید بدانید که آیا یک شرکت ارائه دهنده نرم افزار به دلیل کیفیت و قابلیت اطمینان شهرت بالایی دارد و آیا تجربه ای در زمینه استقرار ERP دارد؟

4- هزینه های ERP

یکی از نکات مهم انتخاب بهترین نرم افزار ERP شامل در نظر گرفتن هزینه های مرتبط است. این هزینه ها شامل هزینه کل سیستم، هزینه پیاده سازی و هزینه هر نوع منابع اضافی مورد نیاز است. هزینه بالا لزوما به معنای ارزش بالا نیست.

5- فرآیند پیاده سازی

هنگام انتخاب نرم افزار ERP، به فرآیند پیاده سازی و نیازهای آن فکر کنید. پیاده سازی برخی از سیستم های ERP پیچیده تر و زمان برتر هستند، زیرا کارکنان به آموزش گسترده در مورد نرم افزارهای ناآشنا نیاز دارند.

6- آینده

در آینده، کسب و کار شما به پشتیبانی مداوم نیاز خواهد داشت. شما باید در مورد مسائل عملی مانند تعداد دفعات ارتقاء نرم افزار و چالش های یکپارچه سازی ERP خود با سخت افزار یا نرم افزار جدید فکر کنید.

امروزه مدیران تمام کسب و کارها به اهمیت مرکز تماس CRM پی برده و نسبت به راه اندازی چنین سیستمی در کسب و کار خود اقدام می کنند. مزایایی مانند خدمات دهی بهتر به مشتریان، ارائه پاسخ های مناسب و تعاملات انسانی، راه اندازی یک مرکز تماس را الزامی می کنند.

مرکز تماس CRM چیست؟

در پاسخ به سوال مرکز تماس CRM چیست؟ باید گفت که بسیاری از افراد، مرکز تماس CRM را با نرم افزار مرکز تماس اشتباه می گیرند. با توجه به اینکه امکان یکسان بودن کارکردها وجود دارد، چنین اشتباهی دور از ذهن نیست. اما این دو مقوله یک تفاوت اساسی با یکدیگر دارند. شما می توانید با آگاهی از این تفاوت، بیشترین بازدهی را از تیم مرکز تماس خود دریافت کنید.

نرم افزار مرکز تماس، عملا یک ابزار کمکی است. این نرم افزار به شما کمک می کند تماس های لازم را برقرار کنید، به تماس های دریافتی پاسخ دهید، آمار تماس های برقرار شده را داشته باشید، و پاسخ های صوتی تعاملی (IVR) را تولید کنید. امکانات نرم افزار مرکز تماس به همین موارد خلاصه می شوند.

اما مرکز تماس CRM تمامی امکانات نرم افزار مرکز تماس را فراهم می کند، و در کنارش به کسب و کارها این فرصت را می دهد تا به ارزیابی جامعی (تصویر 360 درجه ای) از علایق مشتریان فعلی و بالقوه برسند.  به جای اینکه مرکز تماس CRM، و CRM مخصوص سایر فعالیت های شرکت را جداگانه خریداری کنید، دنبال CRM ای باشید که ماژول مرکز تماس هم بر روی پلتفرم آن ادغام شده باشند. این کار کاملا به نفع کسب و کار شما است و به تامین هر چه بهتر نیازهای کسب و کار کمک زیادی می کند.

10 ویژگی مرکز تماس CRM

مرکز تماس CRM که تهیه می کنید باید شامل این ویژگی ها باشد:

1- قابلیت ادغام با سایر ابزارهای CRM را داشته باشد

مرکز تماس CRM باید قابلیت یکپارچگی با برخی از ماژول های مهم و کاربردی نرم افزار CRM مورد استفاده را داشته باشد. به عنوان مثال ماژول مرکز تماس نرم افزار کاواک با ماژول های فرصت های فروش و ماژول مشتریان یکپارچه است.

2- سازگاری با نسخه رایانه شخصی با به روزرسانی

کارکنان تیم های تماس تلفنی بسیاری از کسب و کارها، از خارج از دفتر کار شرکت به صورت دورکاری وظایف خود را انجام می دهند. آنها گاهی اوقات مجبور می شوند به طور دائم بین محیط اجرایی (خدماتی) و محیط اداری رفت و آمد کنند.

3- ثبت خودکار تماس ها

مرکز تماس CRM باید این قابلیت را داشته باشید که تمامی تماس های دریافتی را به صورت خودکار ذخیره کند، و دردسر ثبت دستی تماس ها را از دوش کارکنان مرکز تماس بردارد. با ثبت خودکار تماس ها، مطمئن می شوید که هیچ تماسی نادیده گرفته نمی شود.

4- فرایندهای شفاف تلفنی

هنگامی که مدیری قصد دارد عملکرد تیم فروشش را ارزیابی کند، باید این توانایی را داشته باشد که با بالاترین دقت ممکن، درآمد کسب شده را به تیم مرکز تماس نسبت دهد. مرکز تماس CRM که تهیه می کنید باید قابلیت نشان دادن تعداد تماس های هر فروشنده در طول روز را داشته باشد. سیستم راه اندازی شده باید نشان دهد چه تعداد از پیام ها منجر به ترویج خدمات شرکت، یا دستاوردهای مثبت در زمینه فروش می شوند؟ مرکز تماس CRM باید مکالمات انجام شده در تماس ها را ثبت کند.

5- مدیریت سوابق کامل مشتری

تماس برقرار کردن با مشتری بدون اطلاع از سوابق وی، کاری بیهوده و بدون نتیجه است. به همین دلیل نرم افزار CRM باید خواسته های حقیقی مشتریان بالقوه را پیش بینی کند، و ماهیت خریدهای قبلی را تجزیه و تحلیل کند (برای مشتریان فعلی). این اطلاعات زمینه ساز سفارشی سازی هرچه بیشتر تجربه مشتری هستند، و چیزی جز رضایت بیشتر مشتری از معامله با شما را به همراه نخواهند داشت.

6- ادغام با خطوط ویپ VOIP

مرکز تماس نرم افزار CRM باید به گونه ای باشد که امکان ارتقاء خطوط تلفن شما را به نسل های بالاتر بدهد. مثلا اگر می خواهید از سیستم ویپ VIOP در سازمان خود استفاده کنید، نباید دغدغه از دست رفتن امکانات نرم افزار CRM را داشته باشید.

7- توزیع تماس ها بر اساس دسترسی و کیفیت

یک مرکز تماس CRM کارآمد، تماس ها را به صورت خودکار بین کارکنان تقسیم می کند. اما این سوال پیش می آید که آیا تخصیص تصادفی تماس ها منطقی است؟ ممکن است گاهی اوقات برخی کاربران در دسترس نباشند، یا تماس گیرنده خواستار صحبت با شخصی باشد که نسبت به موضوع مدنظرش تخصص خاصی داشته باشد.

8- اولویت بندی تماس ها بر اساس فعالیت

نرم افزار CRM باید به کارکنان کمک کند تماس های دریافتی را با توجه به فعالیت های در دست انجام اولویت بندی کنند. این امکان وجود دارد که در یک روز کاری عادی، صدها تماس به سمت یک کارمند عادی مرکز تماس سرازیر شوند. اولویت بندی این تماس ها چیزی است که کارمندان مرکز تماس را به کارمندان هوشمند تبدیل می کند.

9- تماس های از دست رفته و پیگیری پست صوتی

وظیفه نرم افزار CRM صرفا به مدیریت تماس های دریافتی و تماس های برقرار شده خلاصه نمی شود، بلکه باید تماس های از دست رفته و اطلاعات پست صوتی را هم مدیریت کند.

10- گزارش دهی فوری و گزارش دهی از سوابق

مرکز تماس CRM باید از قابلیت تهیه داده های فوری هم چون میانگین مدت تماس، میانگین زمان انتظار و میانگین زمان پاسخگویی کارکنان برخوردار باشد. این داده ها به مدیران کمک می کنند عملکرد اعضای مرکز تماس را به خوبی مورد نظارت و ارزیابی قرار دهند.

مزایای مرکز تماس CRM

در اینجا با چند نمونه از مزایای مشهود راه اندازی مرکز تماس CRM آشنا می شوید:

1- دسترسی به نمایی کامل از وضعیت مشتری

شما از تمامی تعاملات مشتریان با کسب و کارتان مطلع می شوید. این داده ها به شما کمک می کنند راه حل به مراتب بهتری را نسبت به مشکلات شان ارائه دهید.

2- پاسخگویی بهتر

نرم افزار CRM به شما کمک می کند تماس ها و مشتریان بالقوه را به نحو موثرتری توزیع، مدیریت و اولویت بندی کنید. بدین ترتیب هیچ بهانه ای برای اعضای تیم باقی نمی ماند.

3- کاهش زمان پیگیری

خودکارسازی فرایند و تعریف یادآوری روی سیستم، به شما کمک می کنند زمان تماس مجدد با مشتری بالقوه/ بالفعل را کاهش دهید.

4- بازدهی بالاتر

با توجه به اینکه برنامه CRM زمان تلف شده در فعالیت های دستی را کاهش می دهد، در نتیجه شرایط برای ارتقای بازدهی عملکردی فراهم می شود. تیم اجرایی می تواند به جای انجام کارهای تکراری، بیشتر از گذشته روی فروش محصول/ خدمت، و حل مشکل مشتریان بالقوه تمرکز کند.

5- کاهش هزینه ها

خودکارسازی تیم تماس تلفنی، در نهایت از تعداد کارکنان مورد نیاز می کاهد. این راهکار در بلندمدت موجب صرفه جویی در هزینه ها می شود.

6- ارتقای تجربه مشتری

تحولات زیادی ایجاد می شوند و مشتری قطعا به آنها توجه خواهد کرد. رضایت مشتریان به شکل سریع و چشمگیری افزایش می یابد.